M-12-18: Directiva de Gestión de Registros Gubernamentales

ASUNTO: Directiva de Gestión de Registros Gubernamentales

El 28 de noviembre de 2011, el Presidente Obama firmó el Memorándum Presidencial - Gestión de Registros Gubernamentales. Este memorándum marcó el inicio de un esfuerzo en todo el Poder Ejecutivo para reformar las políticas y prácticas de gestión de registros y desarrollar un marco del siglo XXI para la gestión de registros gubernamentales. Los beneficios esperados de este esfuerzo incluyen:

• mejora del rendimiento y promoción de la apertura y responsabilidad mediante una mejor documentación de las acciones y decisiones de las agencias;
• mayor identificación y transferencia a la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) de los registros históricos de valor permanente a través de los cuales las futuras generaciones entenderán y aprenderán de nuestras acciones y decisiones; y
• asistencia a los departamentos y agencias ejecutivas (referidos colectivamente como agencias) para minimizar costos y operar de manera más eficiente.

Los registros son la base del gobierno abierto, apoyando los principios de transparencia, participación y colaboración. Los registros bien gestionados pueden utilizarse para evaluar el impacto de programas, mejorar procesos de negocio y compartir conocimiento en todo el Gobierno. Los registros protegen los derechos e intereses de las personas y responsabilizan a los funcionarios por sus acciones. Los registros permanentes documentan la historia de nuestra nación.

Esta Directiva crea un marco robusto de gestión de registros que cumple con los estatutos y regulaciones para lograr los beneficios descritos en el Memorándum Presidencial. Esta Directiva fue informada por los informes de las agencias presentados de conformidad con la Sec. 2 (b) del Memorándum Presidencial y retroalimentación de consultas con agencias, grupos interinstitucionales y partes interesadas públicas.

Esta Directiva requiere que, en la mayor medida posible, las agencias eliminen el papel y utilicen el mantenimiento electrónico de registros. Es aplicable a todas las agencias ejecutivas y a todos los registros, sin tener en cuenta la clasificación de seguridad o cualquier otra restricción.

Esta Directiva también identifica acciones específicas que serán tomadas por NARA, la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) y la Oficina de Gestión de Personal (OPM) para apoyar los programas de gestión de registros de las agencias. Además, NARA llevará a cabo una revisión para actualizar las porciones relevantes del Código de Regulaciones Federales para tener en cuenta las disposiciones de esta Directiva.

Parte I

Las agencias federales trabajarán hacia dos objetivos centrales.

Objetivo 1: Requerir Mantenimiento Electrónico de Registros para Garantizar Transparencia, Eficiencia y Responsabilidad

Para promover la apertura y responsabilidad y reducir costos a largo plazo, el Gobierno Federal debe comprometerse inmediatamente con la transición a un gobierno digital. Las agencias deben cumplir con los siguientes objetivos:

1.1 Para 2019, las agencias federales gestionarán todos los registros electrónicos permanentes en un formato electrónico.

Para el 31 de diciembre de 2019, todos los registros electrónicos permanentes en las agencias federales serán gestionados electrónicamente en la mayor medida posible para su eventual transferencia y aceptación por NARA en un formato electrónico. Para el 31 de diciembre de 2013, cada agencia desarrollará y comenzará a implementar planes para lograr esta transición. Las agencias también deben considerar los beneficios de digitalizar registros permanentes creados en formato impreso o en otros formatos analógicos (por ejemplo, microfichas, microfilmes, video analógico, audio analógico).

1.2 Para 2016, las agencias federales gestionarán los registros de correo electrónico tanto permanentes como temporales en un formato electrónico accesible.

Para el 31 de diciembre de 2016, las agencias federales deben gestionar todos los registros de correo electrónico en un formato electrónico. Los registros de correo electrónico deben conservarse en un sistema electrónico apropiado que respalde los requisitos de gestión de registros y litigios (que pueden incluir modelos de preservación in situ), incluida la capacidad de identificar, recuperar y retener los registros durante el tiempo que sean necesarios. A partir de un año después de la emisión de esta Directiva, cada agencia debe informar anualmente a OMB y NARA sobre el estado de su progreso hacia este objetivo.

Objetivo 2: Demostrar Cumplimiento con Estatutos y Regulaciones Federales de Gestión de Registros

El Gobierno Federal debe comprometerse a gestionar más eficazmente todos los registros de acuerdo con estatutos y regulaciones federales y estándares profesionales. Las agencias deben cumplir con los siguientes requisitos:

2.1 Las Agencias Deben Designar a un Funcionario Senior de Agencia (SAO)

El Memorándum Presidencial requirió previamente que todas las agencias designaran a un Funcionario Senior de Agencia (SAO) para supervisar una revisión de su programa de gestión de registros. Esta Directiva también requiere que las agencias designen un SAO, pero con responsabilidades más amplias a nivel de toda la agencia con respecto a la gestión de registros. Para el 15 de noviembre de 2012, cada agencia nombrará a su SAO, y para el 15 de noviembre de cada año subsiguiente, todas las agencias reafirmarán o nombrarán a cualquier nuevo SAO. El SAO es responsable de coordinar con el Oficial de Registros de la Agencia y los funcionarios apropiados de la agencia para asegurar el cumplimiento de los estatutos y regulaciones de gestión de registros por parte de la agencia.

El SAO es un funcionario senior a nivel de Subsecretario o su equivalente que tiene responsabilidad directa de asegurar que el departamento o agencia cumpla eficiente y apropiadamente con todos los estatutos, regulaciones y políticas de gestión de registros aplicables, y los requisitos de esta Directiva. El SAO debe estar ubicado dentro de la organización para poder realizar ajustes a las prácticas, personal y financiamiento de la agencia según sea necesario para garantizar el cumplimiento y apoyar las necesidades comerciales del departamento o agencia.

2.2 El SAO Deberá Asegurar que los Registros Permanentes sean Identificados para Transferencia y Reportados a NARA

Para el 31 de diciembre de 2013, el SAO se asegurará de que los registros permanentes que han existido durante más de 30 años sean identificados para transferencia y reportados a NARA.

2.3 Los Oficiales de Registros de las Agencias Deben Obtener el Certificado de NARA de Capacitación en Gestión de Registros Federales

Para el 31 de diciembre de 2014, el Oficial de Registros designado para cada agencia debe poseer el certificado de NARA de Capacitación en Gestión de Registros Federales. Los nuevos titulares deben poseer el certificado dentro de un año de asumir el cargo de Oficial de Registros de la Agencia. Los Oficiales de Registros de las Agencias son generalmente responsables de supervisar los requisitos diarios de mantenimiento de registros de la agencia descritos en 36 CFR 1222.22, Subparte B.

2.4 Las Agencias Deben Establecer Capacitación en Gestión de Registros

Para el 31 de diciembre de 2014, todas las agencias federales deben establecer un método para informar a todos los empleados de sus responsabilidades de gestión de registros en la ley y la política, y desarrollar capacitación adecuada en gestión de registros para el personal apropiado.

2.5 El SAO Deberá Asegurar que los Registros sean Programados

Para el 31 de diciembre de 2016, el SAO trabajará con el Oficial de Registros de la Agencia para asegurar que los calendarios de registros hayan sido enviados a NARA para todos los registros existentes en papel y otros no electrónicos. Para facilitar este objetivo, el Oficial de Registros de la Agencia trabajará con NARA para identificar todos los registros no programados, para el 31 de diciembre de 2013. Esto debe incluir todos los registros almacenados en NARA y en las instalaciones de almacenamiento de registros de las agencias que aún no han sido debidamente programados.

Parte II

NARA y otras agencias (OMB y OPM) tomarán las siguientes acciones para ayudar a las agencias a cumplir con los dos objetivos centrales de esta Directiva.

Sección A: Requerir Mantenimiento Electrónico de Registros para Garantizar Transparencia, Eficiencia y Responsabilidad

A1 Revisar la guía de transferencia de NARA para registros electrónicos permanentes

Para el 31 de diciembre de 2013, NARA completará y pondrá a disposición una guía revisada, incluyendo requisitos de metadatos, para transferir registros electrónicos permanentes, para incluir formatos sostenibles adicionales comúnmente utilizados para satisfacer las necesidades comerciales de las agencias. NARA actualizará esta guía regularmente según sea necesario para mantenerse al día con los cambios tecnológicos.

A2 Crear nueva guía de correo electrónico

Para el 31 de diciembre de 2013, NARA emitirá una nueva guía que describe métodos para gestionar, disponer y transferir correo electrónico.

A3 Investigar y estimular la investigación aplicada en tecnologías automatizadas para reducir la carga de las responsabilidades de gestión de registros

A3.1 NARA, el Consejo Federal de Directores de Información y el Consejo Federal de Registros trabajarán con la industria privada y otras partes interesadas para producir soluciones económicamente viables de gestión automatizada de registros. Para el 31 de diciembre de 2013, NARA producirá un plan integral en colaboración con sus partes interesadas para describir enfoques adecuados para la gestión automatizada de correo electrónico, redes sociales y otros tipos de contenido de registro digital, incluidas técnicas de búsqueda avanzadas. El plan detallará los resultados esperados y describirá los riesgos potenciales asociados.

A3.2 Para el 31 de diciembre de 2014, el Consejo Federal de Directores de Información y el Consejo Federal de Registros, trabajando con NARA, obtendrán participación externa para el desarrollo de soluciones de gestión de registros de código abierto.

A4 Incorporar requisitos de gestión de registros en arquitecturas de nube y otros sistemas federales de TI y productos disponibles comercialmente

A4.1 Para el 31 de diciembre de 2013, NARA incorporará a los requisitos de informes existentes una actualización anual de la agencia sobre nuevas iniciativas en la nube, incluyendo una descripción de cómo cada nueva iniciativa cumple con las obligaciones de la Ley Federal de Registros y los objetivos descritos en esta Directiva. Para el informe inicial, la agencia identificará cualquier uso existente de servicios o almacenamiento en la nube, y la fecha de implementación.

A4.2 Para la próxima revisión de la Circular A-130 de OMB, OMB actualizará A-130 para requerir explícitamente que las agencias deben incorporar requisitos de gestión de registros cuando se muevan a servicios basados en la nube o soluciones de almacenamiento.

A5 Evaluar la viabilidad de servicios seguros de almacenamiento y gestión de "datos en reposo" para registros electrónicos propiedad de agencias federales

Para el 31 de diciembre de 2013, NARA determinará la viabilidad de establecer un servicio seguro basado en la nube para almacenar y gestionar registros electrónicos no clasificados en nombre de las agencias. Este servicio básico compartido se adherirá a las regulaciones de gestión de registros de NARA y proporcionará estándares y herramientas para preservar registros y hacerlos accesibles dentro de su agencia de origen hasta que NARA realice la disposición.

Sección B: Crear un Marco Robusto de Gestión de Registros que Demuestre Cumplimiento con Estatutos y Regulaciones Federales y Promueva Asociaciones

B1 El Archivista de los Estados Unidos convocará la primera de reuniones periódicas de todos los Funcionarios Senior de Agencia

Para el 31 de diciembre de 2012, el Archivista de los Estados Unidos convocará la primera de reuniones periódicas de todos los SAO para discutir el progreso en la implementación de esta Directiva; las responsabilidades de gestión de registros federales de las agencias; y asociaciones para mejorar la gestión de registros en el Gobierno Federal. Además, NARA completará una revisión de todos sus requisitos de informes de gestión de registros para el 31 de diciembre de 2012, y producirá una plantilla de informe para un solo informe anual que cada SAO enviará al Oficial Principal de Registros del Gobierno de EE.UU. a partir del 1 de octubre de 2013.

B2 Crear una Comunidad de Interés para resolver desafíos de gestión de registros

Para el 31 de diciembre de 2013, NARA, en cooperación con el Consejo Federal de Directores de Información, el Consejo Federal de Registros, y otros consejos gubernamentales que expresen interés, establecerá una Comunidad de Interés (COI) para reunir a líderes de las comunidades de tecnología de la información, asesoría legal y gestión de registros para resolver desafíos específicos de gestión de registros. La COI desarrollará y propondrá orientación, compartirá información, creará capacitación e identificará herramientas que apoyen la gestión electrónica de registros.

B3 Establecer una serie ocupacional formal de gestión de registros

Para el 31 de diciembre de 2013, OPM establecerá una serie ocupacional formal de gestión de registros para elevar los roles, responsabilidades y conjuntos de habilidades de gestión de registros para los oficiales de registros de agencias y otros profesionales de registros.

B4 Continuar mejorando la efectividad de los programas federales de gestión de registros a través de herramientas analíticas y supervisión mejorada de NARA

Para el 31 de diciembre de 2013, NARA identificará una herramienta analítica gubernamental para evaluar la efectividad de los programas de gestión de registros. Mientras continúa realizando evaluaciones, inspecciones y estudios de los programas de gestión de registros de las agencias, NARA espera que una herramienta o enfoque analítico similar ayudará a NARA y a las agencias a medir el cumplimiento del programa de manera más efectiva, evaluar riesgos y ayudar en la toma de decisiones de las agencias. El uso de una nueva herramienta analítica en estas actividades en curso identificará problemas que socavan los programas efectivos de gestión de registros de las agencias, así como destacará las mejores prácticas que informarán oportunidades de mejora específicas de la agencia o del gobierno.

Sección C: Mejorar los Procesos de NARA para Atender las Necesidades de las Agencias

C1 Mejorar el Proceso Actual de Solicitud de Autoridad de Disposición de Registros

Para el 31 de diciembre de 2015, NARA mejorará el proceso actual de Solicitud de Autoridad de Disposición de Registros. De acuerdo con los estatutos actuales de gestión de registros federales, o con cambios a los estatutos existentes (si se requiere), NARA también desarrollará criterios que las agencias puedan aplicar a la programación, evaluación y gestión general de registros temporales que pueden ser monitoreados efectivamente con la supervisión apropiada de NARA.

C2 Revisar completamente los Calendarios Generales de Registros

Para el 31 de diciembre de 2017, para reducir la necesidad de calendarios de registros únicos presentados para aprobación al Archivista, NARA, en consulta con las agencias de supervisión apropiadas, realizará cambios sustanciales a los Calendarios Generales de Registros (GRS). Estos cambios significativos incluirán, combinar las series de registros en agregaciones más apropiadas para facilitar la acción de disposición por parte de las agencias, y expandir el número de series de registros permanentes en el GRS para reducir la carga de programación y evaluación en las agencias.

Publicado por:
OFICINA EJECUTIVA DEL PRESIDENTE
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO
WASHINGTON, D.C. 20503
24 de agosto de 2012 - M-12-18