Digitalización de Documentos para Recursos Humanos
Convierta los expedientes de personal en PDF organizados y con búsqueda, y permita que cada usuario vea solo lo que le corresponde.
- Permisos por usuario
- Acuerdo mensual
¿Por qué los expedientes en papel ponen en riesgo el cumplimiento?
Las normas regulan cómo se guardan los datos del personal, cuánto tiempo se conservan y, sobre todo, quién accede a ellos.
Difíciles de encontrar
Encontrar un expediente en papel puede tomar de 30 minutos a varias horas, si aparece.
Difíciles de auditar
Los archivos digitales se indexan y se presentan rápido, incluso ante el auditor más estricto.
Fáciles de perder o exponer
El papel se daña, se extravía o lo ve quien no debe. Los archivos digitales están encriptados y respaldados.
¿Qué documentos de RR. HH. puede digitalizar?
- Currículums
- Solicitudes de empleo
- Verificaciones de antecedentes y pruebas de drogas
- Formularios fiscales
- Formularios I-9
- Registros médicos y de seguros
- Contratos
- Beneficios
- Formularios de inscripción
- Solicitudes de vacaciones
- Archivos de jubilación y pensiones
- Evaluaciones
¿Cómo se escanea el expediente de un empleado?
Cuatro pasos en la pantalla táctil. No requiere capacitación técnica.
Coloque los documentos
Cargue los documentos del empleado en el escáner Fujitsu fi-7160.
Presione Escanear
Las páginas se escanean por ambas caras con un solo toque.
Ingrese los datos básicos
Para un expediente nuevo: n.º de empleado, nombre, cargo, fecha de contratación y sección.
Encuéntrelo en el portal
Las páginas se guardan automáticamente en PDF en el portal en línea seguro.
Todo lo que su equipo de RR. HH. necesita
Escaneo ilimitado
Escáner incluido: 70 páginas por minuto, doble cara y escaneo a color opcional.
Secciones y permisos
Divida cada expediente en secciones: un usuario ve los contratos y otro solo los formularios I-9 y W-4.
Paquete del empleado
Combine todas las secciones en un solo PDF con página de introducción y separadores.
Faltantes y alertas
Vea los documentos requeridos que aún no se escanean y reciba alertas de certificaciones y capacitaciones.
Importe archivos electrónicos
Agregue al expediente escaneado los PDF e imágenes que ya tiene.
Portal en línea seguro
Busque por nombre o n.º de empleado y vea, descargue o comparta desde cualquier navegador.
Del papel a un expediente con búsqueda
Escanee con un toque
Ingrese los datos del empleado y la sección, y presione Escanear.
Organice por secciones
Cada sección tiene sus propios permisos para escanear y ver.
Encuéntrelo en segundos
Busque, vea y comparta expedientes en el portal en línea seguro.
Preguntas Frecuentes
¿Listo para dejar el papel?
Solicite una demo gratuita y vea cómo funcionaría con sus documentos.