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Digitalización de Documentos para Recursos Humanos

Los departamentos de Recursos Humanos están inundados de nuevos documentos generalmente en formato papel, llenos de información sensible. Las regulaciones de cumplimiento rigen no solo cómo se almacenan estos datos, cuánto tiempo deben conservarse, sino lo más importante, quién puede acceder a ellos.

Mantener el cumplimiento en un departamento de RRHH centrado en el papel es casi imposible. Al transformar la dependencia del papel de RRHH con la digitalización de documentos, su empresa ahorrará tiempo, espacio y mucho dinero. Este es el motivo:

Currículums
Solicitudes de Empleo
Verificaciones de Antecedentes y Pruebas de Drogas
Formularios Fiscales
I-9s
Registros Médicos/Seguros
Contratos
Beneficios
Formularios de Inscripción
Solicitudes de Vacaciones
Archivos de Jubilación y Pensiones
Evaluaciones

Beneficios de Digitalizar Documentos de RRHH

  1. 1. Recuperación Instantánea de Documentos:

    • Los sistemas tradicionales de archivo en papel pueden ser tediosos y difíciles de manejar. Encontrar un documento puede tomar desde 30 minutos hasta incontables horas si está mal ubicado, o no encontrarse en absoluto.
    • La digitalización de documentos facilita a su personal el trabajo con archivos de personal.

  2. 2. Auditorías y Otros Cumplimientos:

    • La digitalización de documentos facilita que su empresa cumpla con sus obligaciones legales y regulatorias. Los archivos digitales se pueden organizar, indexar y producir rápidamente para satisfacer las demandas incluso del auditor más estricto.

  3. 3. Ahorra Tiempo y Dinero a su Empresa:

    • Escanear archivos de recursos humanos le ahorrará a usted y a su personal incontables horas de búsqueda manual y organización de documentos en papel, liberando tiempo para tareas más importantes.
    • Según PricewaterhouseCoopers, encontrar un documento perdido le costará a una empresa $122 en promedio. También se estima que el 7.5% de todos los documentos de la empresa se pierden por completo. El estudio también indica que un empleado de oficina promedio pasará unas 400 horas cada año buscando documentos.

      • Los principales costos en los sistemas de archivo en papel son:
      • 15% se gasta en equipamiento
      • 10% se gasta en espacio
      • 75% se gasta en salarios

    • Ver El Costo de los Documentos

  1. 4. Permite al Equipo Compartir Fácilmente:

    • La digitalización de documentos facilita compartir documentos y colaborar en archivos de personal sin tener que reproducir información en papel. El personal en múltiples ubicaciones puede acceder y ver documentos electrónicos simultáneamente.

  2. 5. Seguridad de Usuario y Permisos:

    • Los paquetes de empleados están segmentados por secciones con permisos de visualización por cuenta de usuario.
      • Por ejemplo:
      • María puede ver solicitudes, currículums y referencias, contratos de empleados, archivos de jubilación y pensiones.
        Pero no puede ver Formularios I-9 y W-4, Registros Médicos/Seguros.
      • Juan puede ver formularios I-9 y W-4, registros médicos/seguros solamente.
      • Diana puede ver todas las secciones incluyendo el archivo maestro que combina todas las secciones.

  3. 6. Almacenamiento Seguro de Documentos:

    • Sus archivos de RRHH en papel pueden ser susceptibles a deterioro o daño por condiciones climáticas desfavorables o desastres inesperados.
    • Los archivos digitales de personal están encriptados de forma segura y respaldados para evitar que su información se pierda permanentemente o sea accedida por terceros no autorizados.
    • Scanning Assistant ofrece opciones mejoradas de recuperación ante desastres para minimizar el impacto.

  4. 7. Reduce el Espacio de Almacenamiento:

    • El espacio de oficina cuesta dinero.
    • Menos desorden de papel.
    • Ahorre dinero en suministros de oficina para carpetas, separadores, etiquetas, etc.

Características

  • Digitalización ilimitada de documentos de RRHH y personal.
  • Cree paquetes completos de empleados con secciones y permisos para ver.
  • Permite importar documentos electrónicos externos (pdf, imágenes) para combinar con archivos en papel escaneados.
  • Escaneo a color opcional.
  • Pantalla táctil fácil de usar, un clic para escanear archivos de RRHH.
  • Después de escanear, el archivo del empleado se puede verificar fácilmente a través de nuestro portal seguro visor de documentos
  • Informes y alertas para documentos sensibles a fechas como certificaciones o capacitaciones requeridas.

¿Cómo Escanear Archivos de Empleados?

Ver Archivos Escaneados por Secciones

Por ejemplo:

Ver Archivos Escaneados como Paquete de Empleado

Ver Archivos Escaneados a través del Portal en Línea Seguro

Ver Secciones Escaneadas y Archivos Requeridos Faltantes