M-19-21: Transición a Registros Electrónicos

ASUNTO: Transición a Registros Electrónicos

Esta Administración está impulsando un cambio transformador para modernizar el Gobierno, incluyendo el paso al gobierno electrónico, a través de múltiples canales complementarios. En marzo de 2018, la Agenda de Gestión del Presidente (PMA) estableció una visión general para mejorar la entrega de la misión, el servicio al cliente y la administración responsable en nombre del público estadounidense. El PMA estableció 14 Objetivos Prioritarios Interagenciales (CAP) y reconoció que una poderosa transformación ocurriría en la intersección de múltiples objetivos, citando el movimiento hacia un gobierno electrónico o "sin papel" como un ejemplo primario que toca múltiples objetivos.

Además, en junio de 2018, las Soluciones Gubernamentales de la Administración en el Siglo 21: Plan de Reforma y Recomendaciones de Reorganización incluyó una propuesta para transicionar los procesos comerciales y el mantenimiento de registros de las agencias federales a un entorno totalmente electrónico, y poner fin a la aceptación de registros en papel por parte de la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) antes del 31 de diciembre de 2022. Este memorándum describe específicamente los pasos que el Gobierno tomará para cumplir con el objetivo de NARA.

El Gobierno Federal gasta cientos de millones de dólares de los contribuyentes y miles de horas anualmente para crear, usar y almacenar registros federales en formatos analógicos (papel y otros no electrónicos). Mantener grandes volúmenes de registros analógicos requiere recursos dedicados, atención de gestión e inversiones en seguridad que deberían aplicarse a una gestión más efectiva de registros electrónicos. Los procesos que crean registros analógicos aumentan la carga para los ciudadanos al requerirles que realicen negocios con el Gobierno en persona o por correo, en lugar de en línea, y atrapan valiosos datos federales en registros en papel donde solo pueden extraerse manualmente y a un gran costo.

Se alienta a las agencias a considerar oportunidades rentables para transicionar procesos comerciales relacionados a un entorno electrónico en apoyo del PMA y el Plan de Reforma. Este memorándum se centra específicamente en la gestión de registros, y ordena a las agencias federales a transicionar el mantenimiento de registros a un entorno totalmente electrónico que cumpla con todas las leyes y regulaciones de gestión de registros.

Este memorándum ordena a todas las agencias federales a:

• Asegurar que todos los registros federales sean creados, retenidos y gestionados en formatos electrónicos, con metadatos apropiados; y
• De acuerdo con las leyes y regulaciones de gestión de registros, desarrollar planes para cerrar instalaciones de almacenamiento operadas por agencias para papel y otros registros analógicos, y transferir esos registros a Centros de Registros Federales operados por NARA o instalaciones de almacenamiento comerciales.

Además, este memorándum consolida los requisitos de la guía anterior de gestión de registros de la OMB para asegurar políticas y prácticas coherentes en todo el gobierno. Esta consolidación también aborda los requisitos de reducción de carga en el Memorándum OMB M-17-26, Reduciendo la Carga para las Agencias Federales Rescindiendo y Modificando el Memorándum OMB. En consecuencia, OMB rescinde los siguientes memorandos:

• Memorándum OMB M-12-18, Directiva de Gestión de Registros Gubernamentales; y
• Memorándum OMB M-14-16, Guía para la Gestión de Correos Electrónicos.

La Sección I de este memorándum establece plazos para que todas las agencias adopten requisitos de mantenimiento de registros electrónicos, de manera que cumpla con la Ley Federal de Registros (44 U.S.C. Capítulos 29-33). La Sección II establece requisitos para NARA y la Oficina de Gestión de Personal (OPM) que apoyan los objetivos de toda la administración en la Sección I.

Sección I: Guía de Implementación para todas las Agencias

Todas las agencias federales (CFO Act y no CFO Act) deben cumplir con los siguientes objetivos para comenzar la transición a un gobierno totalmente electrónico.

1.1 Para 2019, las agencias federales gestionarán todos los registros electrónicos permanentes en formato electrónico.

Para el 31 de diciembre de 2019, todos los registros electrónicos permanentes en las agencias federales serán gestionados electrónicamente en la mayor medida posible para su eventual transferencia y entrada por NARA en formato electrónico. Las agencias federales han sido requeridas para gestionar todos los registros de correo electrónico (permanentes y temporales) en formato electrónico desde 2016 y se espera que continúen haciéndolo.

1.2 Para 2022, las agencias federales gestionarán todos los registros permanentes en formato electrónico y con metadatos apropiados.

Para el 31 de diciembre de 2022, todos los registros permanentes en las agencias federales serán gestionados electrónicamente en la mayor medida posible para su eventual transferencia y entrada por NARA en formato electrónico. Esto no se aplica a los registros permanentes ingresados en NARA o transferidos para almacenamiento en Centros de Registros Federales antes del 31 de diciembre de 2022. Después del 31 de diciembre de 2022, todas las agencias transferirán registros permanentes a NARA en formatos electrónicos y con metadatos apropiados, de acuerdo con las regulaciones y guía de transferencia de NARA, excepto donde una agencia haya recibido una excepción bajo procedimientos a ser desarrollados por NARA bajo el párrafo 2.2, a continuación.

1.3 Para 2022, las agencias federales gestionarán todos los registros temporales en formato electrónico o los almacenarán en instalaciones comerciales de almacenamiento de registros.

Para el 31 de diciembre de 2022, todos los registros temporales en las agencias federales serán gestionados electrónicamente en la mayor medida posible. Las agencias que reciban una excepción bajo el párrafo 2.2 pueden continuar produciendo y almacenando registros en formatos analógicos, pero los registros inactivos elegibles para transferencia después del 31 de diciembre de 2022 deben ser almacenados en instalaciones de almacenamiento comerciales. Esto no se aplica a registros temporales que son transferidos para almacenamiento temporal en Centros de Registros Federales antes del 31 de diciembre de 2022.

Para el 31 de diciembre de 2022, todas las agencias deben cerrar las instalaciones de almacenamiento de registros operadas por agencias y transferir registros temporales inactivos a Centros de Registros Federales o instalaciones comerciales de almacenamiento de registros. Los registros temporales analógicos que se vuelvan elegibles para transferencia después del 31 de diciembre de 2022 deben ser transferidos a instalaciones comerciales de almacenamiento que cumplan con los requisitos de almacenamiento de registros de NARA.

1.4 Las agencias federales mantendrán programas robustos de gestión de registros que cumplan con la Ley Federal de Registros y sus regulaciones.

Las agencias deben continuar las siguientes prácticas para asegurar que los registros de las agencias sean apropiadamente retenidos, almacenados y transferidos de acuerdo con sus programaciones de disposición.

• Designar un Funcionario Senior de la Agencia para la Gestión de Registros que esté a nivel de Subsecretario o equivalente y tenga responsabilidad directa para asegurar que la agencia cumpla eficiente y apropiadamente con todos los estatutos, regulaciones y políticas aplicables de gestión de registros, incluyendo los requisitos de este memorándum.
• Designar un Oficial de Registros de la Agencia que sea responsable de supervisar los requisitos y operaciones de mantenimiento de registros de la agencia, y que posea el Certificado de NARA de Capacitación en Gestión de Registros Federales.
• Informar anualmente a todo el personal de la agencia sobre sus responsabilidades de gestión de registros en la ley, regulación y política, y proporcionar capacitación específica para las prácticas y políticas de la organización.
• Asegurar que todos los registros creados o mantenidos por la agencia estén cubiertos por un programa de registros aprobado por NARA y que los registros permanentes sean transferidos a los Archivos Nacionales cuando lleguen a su fecha de disposición programada.
• Asegurar que los programas de registros aprobados por NARA se actualicen a medida que las prácticas comerciales transiten hacia flujos de trabajo electrónicos.

Sección II: Guía de Implementación para NARA y OPM

NARA y OPM tomarán medidas para ayudar a todas las agencias en la transición a la gestión de registros totalmente electrónicos.

2.1 Para 2020, NARA revisará las regulaciones y guías de gestión de registros para apoyar la transición de las agencias federales a un mantenimiento de registros totalmente electrónico.

Para el 30 de septiembre de 2020, NARA emitirá regulaciones y guías actualizadas para proporcionar estándares claros para el mantenimiento de registros totalmente electrónico, incluyendo almacenamiento de registros electrónicos, formatos y metadatos, así como guía de transferencia. NARA proporcionará procesos modernizados para programar, transferir y acceder eficientemente a registros electrónicos permanentes a través de procesos totalmente electrónicos.

NARA emitirá regulaciones actualizadas y políticas claras que permitan a las agencias digitalizar registros creados en formatos analógicos y, cuando sea apropiado, disponer de los originales analógicos.

Además, NARA establecerá un proceso para emitir excepciones a las disposiciones de este memorándum donde reemplazar registros analógicos con sistemas electrónicos sería gravoso para el público, el costo excedería el beneficio, o de otra manera no debería reemplazarse por alguna otra razón, incluidas barreras estatutarias, regulatorias o políticas.

2.3 Para 2020, OPM revisará los estándares de clasificación de posición para las series ocupacionales de archivo y gestión de registros para incorporar responsabilidades y funciones de gestión de registros electrónicos.

Para el 31 de diciembre de 2020, OPM emitirá estándares de clasificación de posición actualizados para las series de trabajo de archivista, técnico de archivos y gestión de registros e información para incluir tareas, asignaciones y responsabilidades de registros electrónicos.

2.4 Para 2022, NARA ya no aceptará transferencias de registros permanentes o temporales en formatos analógicos y solo aceptará registros en formato electrónico y con metadatos apropiados.

Después del 31 de diciembre de 2022, NARA ya no aceptará nuevas transferencias de registros permanentes o temporales analógicos en la mayor medida posible. NARA continuará almacenando y prestando servicio a todos los registros analógicos transferidos a un Centro de Registros Federales hasta esa fecha hasta su fecha de disposición programada. Una vez que esos registros lleguen a su fecha de disposición, NARA aceptará los registros permanentes en los Archivos Nacionales en su formato original (analógico) y dispondrá apropiadamente de los registros temporales.

A partir del 1 de enero de 2023, todas las demás transferencias legales de registros permanentes deben estar en formato electrónico, en la mayor medida posible, independientemente de si los registros fueron creados originalmente en formatos electrónicos. Después de esa fecha, las agencias deberán digitalizar los registros permanentes en formatos analógicos antes de la transferencia a NARA. La digitalización y transferencia deben realizarse de acuerdo con las regulaciones y guía de transferencia de NARA, incluyendo requisitos de metadatos.

Publicado por:
OFICINA EJECUTIVA DEL PRESIDENTE
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO
WASHINGTON, D.C. 20503
28 de junio de 2019 - M-19-21