Esta Administración está impulsando un cambio transformador para modernizar el Gobierno, incluyendo
el paso al gobierno electrónico, a través de múltiples canales complementarios. En marzo de 2018, la
Agenda de Gestión del Presidente (PMA) estableció una visión general para mejorar la entrega de la misión,
el servicio al cliente y la administración responsable en nombre del público estadounidense. El
PMA estableció 14 Objetivos Prioritarios Interagenciales (CAP) y reconoció que una poderosa
transformación ocurriría en la intersección de múltiples objetivos, citando el movimiento hacia un
gobierno electrónico o "sin papel" como un ejemplo primario que toca múltiples objetivos.
Además, en junio de 2018, las Soluciones Gubernamentales de la Administración en el Siglo 21:
Plan de Reforma y Recomendaciones de Reorganización incluyó una propuesta para transicionar
los procesos comerciales y el mantenimiento de registros de las agencias federales a un entorno totalmente electrónico, y
poner fin a la aceptación de registros en papel por parte de la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA)
antes del 31 de diciembre de 2022. Este memorándum describe específicamente los pasos que el Gobierno tomará
para cumplir con el objetivo de NARA.
El Gobierno Federal gasta cientos de millones de dólares de los contribuyentes y miles de horas
anualmente para crear, usar y almacenar registros federales en formatos analógicos (papel y otros no electrónicos).
Mantener grandes volúmenes de registros analógicos requiere recursos dedicados, atención
de gestión e inversiones en seguridad que deberían aplicarse a una gestión más efectiva de
registros electrónicos. Los procesos que crean registros analógicos aumentan la carga para los ciudadanos al
requerirles que realicen negocios con el Gobierno en persona o por correo, en lugar de en línea,
y atrapan valiosos datos federales en registros en papel donde solo pueden extraerse manualmente y a
un gran costo.
Se alienta a las agencias a considerar oportunidades rentables para transicionar procesos comerciales relacionados
a un entorno electrónico en apoyo del PMA y el Plan de Reforma. Este
memorándum se centra específicamente en la gestión de registros, y ordena a las agencias federales a
transicionar el mantenimiento de registros a un entorno totalmente electrónico que cumpla con todas las leyes
y regulaciones de gestión de registros.
Este memorándum ordena a todas las agencias federales a:
Todas las agencias federales (CFO Act y no CFO Act) deben cumplir con los siguientes objetivos para comenzar la transición a un gobierno totalmente electrónico.
Para el 31 de diciembre de 2019, todos los registros electrónicos permanentes en las agencias federales serán gestionados electrónicamente en la mayor medida posible para su eventual transferencia y entrada por NARA en formato electrónico. Las agencias federales han sido requeridas para gestionar todos los registros de correo electrónico (permanentes y temporales) en formato electrónico desde 2016 y se espera que continúen haciéndolo.
Para el 31 de diciembre de 2022, todos los registros permanentes en las agencias federales serán gestionados electrónicamente en la mayor medida posible para su eventual transferencia y entrada por NARA en formato electrónico. Esto no se aplica a los registros permanentes ingresados en NARA o transferidos para almacenamiento en Centros de Registros Federales antes del 31 de diciembre de 2022. Después del 31 de diciembre de 2022, todas las agencias transferirán registros permanentes a NARA en formatos electrónicos y con metadatos apropiados, de acuerdo con las regulaciones y guía de transferencia de NARA, excepto donde una agencia haya recibido una excepción bajo procedimientos a ser desarrollados por NARA bajo el párrafo 2.2, a continuación.
Para el 31 de diciembre de 2022, todos los registros temporales en las agencias federales serán gestionados electrónicamente
en la mayor medida posible. Las agencias que reciban una excepción bajo el párrafo 2.2 pueden
continuar produciendo y almacenando registros en formatos analógicos, pero los registros inactivos elegibles para transferencia
después del 31 de diciembre de 2022 deben ser almacenados en instalaciones de almacenamiento comerciales. Esto no se aplica a
registros temporales que son transferidos para almacenamiento temporal en Centros de Registros Federales antes del
31 de diciembre de 2022.
Para el 31 de diciembre de 2022, todas las agencias deben cerrar las instalaciones de almacenamiento de registros operadas por agencias y
transferir registros temporales inactivos a Centros de Registros Federales o instalaciones comerciales de almacenamiento
de registros. Los registros temporales analógicos que se vuelvan elegibles para transferencia después del 31 de diciembre de 2022
deben ser transferidos a instalaciones comerciales de almacenamiento que cumplan con los requisitos de almacenamiento de registros
de NARA.
Las agencias deben continuar las siguientes prácticas para asegurar que los registros de las agencias sean apropiadamente
retenidos, almacenados y transferidos de acuerdo con sus programaciones de disposición.
NARA y OPM tomarán medidas para ayudar a todas las agencias en la transición a la gestión de registros totalmente electrónicos.
Para el 30 de septiembre de 2020, NARA emitirá regulaciones y guías actualizadas para proporcionar
estándares claros para el mantenimiento de registros totalmente electrónico, incluyendo almacenamiento de registros electrónicos, formatos y
metadatos, así como guía de transferencia. NARA proporcionará procesos modernizados para programar,
transferir y acceder eficientemente a registros electrónicos permanentes a través de procesos
totalmente electrónicos.
NARA emitirá regulaciones actualizadas y políticas claras que permitan a las agencias digitalizar registros
creados en formatos analógicos y, cuando sea apropiado, disponer de los originales analógicos.
Además, NARA establecerá un proceso para emitir excepciones a las disposiciones de este
memorándum donde reemplazar registros analógicos con sistemas electrónicos sería gravoso para
el público, el costo excedería el beneficio, o de otra manera no debería reemplazarse por alguna otra
razón, incluidas barreras estatutarias, regulatorias o políticas.
Para el 31 de diciembre de 2020, OPM emitirá estándares de clasificación de posición actualizados para las series de trabajo de archivista, técnico de archivos y gestión de registros e información para incluir tareas, asignaciones y responsabilidades de registros electrónicos.
Después del 31 de diciembre de 2022, NARA ya no aceptará nuevas transferencias de registros permanentes o temporales
analógicos en la mayor medida posible. NARA continuará almacenando y prestando servicio a todos los registros analógicos
transferidos a un Centro de Registros Federales hasta esa fecha hasta su fecha de disposición programada.
Una vez que esos registros lleguen a su fecha de disposición, NARA aceptará los registros permanentes
en los Archivos Nacionales en su formato original (analógico) y dispondrá apropiadamente de los
registros temporales.
A partir del 1 de enero de 2023, todas las demás transferencias legales de registros permanentes deben estar en formato
electrónico, en la mayor medida posible, independientemente de si los registros fueron creados originalmente en
formatos electrónicos. Después de esa fecha, las agencias deberán digitalizar los registros permanentes en
formatos analógicos antes de la transferencia a NARA. La digitalización y transferencia deben realizarse de acuerdo
con las regulaciones y guía de transferencia de NARA, incluyendo requisitos de metadatos.
publicado por:
OFICINA EJECUTIVA DEL PRESIDENTE
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO
WASHINGTON, D.C. 20503
28 de junio de 2019 - M-19-21