¿Qué es OCR?
Reconocimiento Óptico de Caracteres, u OCR (por sus siglas en inglés), es una tecnología que permite la conversión de documentos, o diferentes tipos de archivos, como PDF o imágenes capturadas por un escáner de documentos en texto que puede ser utilizado para búsquedas.
¿Qué es el escaneo OCR?
El Escaneo OCR permite la conversión de documentos físicos en papel a un documento PDF.
Después de completar el escaneo, el contenido del documento PDF es "leído" utilizando software de reconocimiento de texto (OCR).
Una vez que se completa el proceso de OCR, los datos recopilados del documento pueden almacenarse en una base de datos
donde posteriormente se pueden buscar para la recuperación de documentos.
¿Cuáles son las ventajas del escaneo OCR?
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Mayor Productividad:
Debido a que el escaneo OCR permite una recopilación más rápida, segura y precisa de los datos de documentos escaneados, la capacidad de búsqueda de documentos es más eficiente y permite una respuesta inmediata a las solicitudes de documentos. -
Mejora la Precisión de los Documentos:
Los sistemas tradicionales de escaneo de documentos dependen de la precisión de la persona que escanea para identificar correctamente cada documento escaneado.
Con el escaneo OCR puede estar seguro de que los datos de su documento se encontrarán incluso si hay un error del usuario.
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Por ejemplo:
Supongamos que un usuario está escaneando facturas en papel. El número de factura es 12345, después de escanear, el usuario ingresa incorrectamente el número de factura #33345. En este punto, en los sistemas de escaneo tradicionales sin OCR, este documento es casi imposible de encontrar.
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Por ejemplo:
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Seguridad:
Asegurar los documentos comerciales de la empresa es de suma importancia. Las amenazas de desastres naturales, como incendios, inundaciones, terremotos y otros, son una preocupación real para las empresas con archivos en papel tradicionales.
El robo de documentos es un desafío mayor debido a la complejidad de asegurar los documentos a medida que pasan de persona a persona. Sin los protocolos de seguridad adecuados, sus documentos están sujetos a un manejo inadecuado o robo.
Con el escaneo OCR, sus archivos digitales se almacenan encriptados y se respaldan múltiples veces en diferentes regiones geográficas.
A los archivos digitales también se les pueden asignar controles de acceso (permisos) por usuario, dependiendo de su programa de almacenamiento de documentos. -
Mejora el Servicio al Cliente:
Una de las grandes ventajas del procesamiento de datos OCR es que brinda a sus empleados la capacidad de encontrar documentos escaneados más rápido. Este beneficio aumenta drásticamente la respuesta del servicio al cliente, ya que la mayoría de la información de documentos escaneados se puede proporcionar a los clientes instantáneamente.
¿Qué documentos se recomiendan para el escaneo OCR?
Cualquier documento puede ser escaneado con OCR. Los documentos más comunes que se benefician del escaneo OCR son:
- Facturas
- Recibos de Caja
- Formularios o Documentos Fiscales
- Documentos Legales
- Registros de Empleados
- Archivos Médicos
- Documentos o estados financieros
- Actas de reuniones
- Contratos
