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Escaneo OCR

El OCR convierte sus documentos en papel en PDF con búsqueda, para encontrar cualquier factura, contrato o expediente por su contenido.

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Datos encriptados
Respaldo en la nube
Puntos clave

El escaneo OCR en pocas palabras

Qué es y por qué importa para su empresa.

Texto que se puede buscar

El OCR convierte páginas escaneadas, PDF e imágenes en texto que se puede usar para búsquedas.

Lo encuentra, aun con errores

Los documentos se encuentran por su contenido, aunque alguien los haya registrado con un número incorrecto.

Archivos digitales seguros

Los archivos se cifran, se respaldan múltiples veces y se protegen con permisos por usuario.

¿Qué es OCR?

El reconocimiento óptico de caracteres, u OCR (por sus siglas en inglés), es una tecnología que convierte documentos y otros tipos de archivos, como PDF o imágenes capturadas por un escáner, en texto que se puede usar para búsquedas.

¿Qué es el escaneo OCR?

El escaneo OCR convierte los documentos físicos en papel en un documento PDF. Después del escaneo, un software de reconocimiento de texto (OCR) "lee" el contenido del PDF.

Una vez completado el proceso de OCR, los datos obtenidos del documento se almacenan en una base de datos donde luego se pueden buscar para recuperar el documento.

¿Cuáles son las ventajas del escaneo OCR?

  • Mayor productividad: Como el escaneo OCR recopila los datos de los documentos escaneados de forma más rápida, segura y precisa, las búsquedas son más eficientes y puede responder de inmediato a las solicitudes de documentos.
  • Mayor precisión: Los sistemas tradicionales de escaneo dependen de que la persona que escanea identifique correctamente cada documento. Con el escaneo OCR, un documento se puede encontrar por su contenido aunque el usuario ingrese mal el número de factura, porque los datos reconocidos se almacenan en una base de datos para facilitar la búsqueda.
  • Seguridad: Los incendios, inundaciones, terremotos y robos son riesgos reales para los archivos en papel. Con el escaneo OCR, sus archivos digitales se almacenan cifrados y se respaldan múltiples veces en diferentes regiones geográficas, y el acceso se puede controlar por usuario.
  • Mejor servicio al cliente: Sus empleados encuentran los documentos escaneados más rápido, así que la mayor parte de la información está disponible para sus clientes al instante.

¿Qué documentos se recomiendan para el escaneo OCR?

Cualquier documento se puede escanear con OCR. Los que más se benefician son:

  • Facturas
  • Recibos de caja
  • Formularios o documentos fiscales
  • Documentos legales
  • Registros de empleados
  • Archivos médicos
  • Documentos o estados financieros
  • Actas de reuniones
  • Contratos

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Preguntas Frecuentes

OCR significa Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition, por sus siglas en inglés). Es una tecnología que convierte documentos escaneados, PDF o imágenes en texto que se puede usar para búsquedas.

Primero el documento en papel se escanea y se convierte en PDF. Luego un software de reconocimiento de texto lee su contenido y los datos se guardan en una base de datos para poder buscarlos después.

Cualquier documento se puede escanear con OCR. Los más comunes son facturas, recibos de caja, formularios fiscales, documentos legales, registros de empleados, archivos médicos, estados financieros, actas de reuniones y contratos.

Sí. Como el texto reconocido por OCR se almacena para búsquedas, el documento se puede encontrar por su contenido aunque el usuario haya ingresado mal, por ejemplo, el número de factura.

Los archivos digitales se almacenan cifrados y se respaldan múltiples veces en diferentes regiones geográficas. Además, se pueden asignar permisos de acceso por usuario.

Los documentos escaneados en la estación de Scanning Assistant se guardan como PDF y se procesan con OCR, para que pueda buscarlos por nombre, identificación u otros criterios desde un portal en línea seguro en cualquier navegador principal.

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