Los Costos de Almacenar Documentos
Archivar papel cuesta mucho más que el gabinete donde se guarda. Vea lo que realmente cuesta almacenar, archivar y buscar documentos.
¿Cuánto cuesta realmente el papel?
Tres cifras que muestran a dónde se va el dinero.
al año para mantener un solo gabinete de archivos
del tiempo de los profesionales puede irse en buscar información
en mano de obra para buscar un documento mal archivado
Fuentes: Universidad Estatal de Oregón, La Asociación de Profesionales de la Información, Price Waterhouse.
El costo de un gabinete de archivos
Un estudio reciente muestra que cuesta más de $2,000 por año mantener un solo gabinete de 5 cajones. Fuente: Universidad Estatal de Oregón
De acuerdo con La Asociación de Profesionales de la Información, un gabinete de archivos de cuatro cajones:
- Contiene 15,000-20,000 páginas
- Cuesta $25,000 llenarlo
- Cuesta $2,000 por año mantenerlo
Los principales costos en los sistemas de archivo en papel son:
- 15% se gasta en equipamiento
- 10% se gasta en espacio
- 75% se gasta en salarios
Documentos perdidos y mal archivados
Fuente: Price Waterhouse
- Hay más de 4 billones de documentos solo en EE.UU., que crecen a una tasa del 22% anual.
- Los profesionales dedican del 5 al 15% de su tiempo a leer información, pero hasta el 50% a buscarla.
- Los documentos corporativos en papel crecen a una tasa del 200% por año.
- El 22% de todos los documentos se pierden.
- El 7.5% de los documentos en papel se pierden completamente y el 3% del resto se archivan incorrectamente.
- Se gastan $20.00 en mano de obra para archivar un documento.
- Se gastan $75.00 en mano de obra para procesar un documento. (The Gartner Group)
- Se gastan $120.00 en mano de obra buscando los documentos mal archivados.
- Se gastan $250.00 en mano de obra para buscar archivos perdidos.
El costo de procesar formularios en papel
Referencia citada: Coopers & Lybrand (parte de Price Waterhouse)
- El procesamiento de documentos incluye mano de obra y materiales para la impresión, almacenamiento, llenado, recepción de aprobaciones y la incorporación de la información en el sistema de la empresa.
- Un formulario simple, como una solicitud de vacaciones, le cuesta a una empresa más de $150 por formulario para procesarlo (estudio de Microsoft).
- The Gartner Group ha descubierto que por cada dólar gastado en producir formularios en papel, entre $30 y $60 se gastan procesando esos formularios, y estima que $360 mil millones se gastan anualmente en procesar datos de formularios.
- Con el aumento de los controles regulatorios, este proceso solo empeorará en las industrias gubernamentales, de seguros y financieras, ya que se deben extraer y procesar cantidades cada vez mayores de información de fuentes cada vez más variadas. Fuente: Digital Publishing Solutions
- Se predice que la cantidad total de información que requiere procesamiento crecerá a una tasa del 200% por año. Fuente: The Yankee Group
Preguntas Frecuentes
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