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Los Costos de Almacenar Documentos

Un estudio reciente muestra que cuesta más de $2,000 por año mantener un solo gabinete de 5 cajones.

Fuente: Universidad Estatal de Oregon

De acuerdo con La Asociación de Profesionales de la Información, un gabinete de archivos de cuatro cajones:
  • Contiene 15,000-20,000 páginas
  • Cuesta $25,000 llenarlo
  • Cuesta $2,000 por año mantenerlo
Los principales costos en los sistemas de archivo en papel son:
  • 15% se gasta en equipamiento
  • 10% se gasta en espacio
  • 75% se gasta en salarios

Fuente: Price Waterhouse

  • Hay más de 4 billones de documentos solo en EE.UU., creciendo a una tasa del 22% anual.
  • Fuente: Price Waterhouse
  • Los profesionales gastan del 5-15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
Fuente: Price Waterhouse
  • Los documentos corporativos en papel están creciendo a una tasa del 200% por año.

Fuente: Price Waterhouse

  • El 22% de todos los documentos se pierden
  • El 7.5% de los documentos en papel se pierden completamente, el 3% del resto se archivan incorrectamente.
  • $20.00 se gastan en mano de obra para archivar un documento.
  • $75.00 se gastan en mano de obra para procesar un documento. (The Gartner Group)
  • $120.00 se gastan en mano de obra buscando los documentos mal archivados.
  • $250.00 se gastan en mano de obra para buscar archivos perdidos.

Referencia citada: Coopers & Lybrand (parte de Price Waterhouse):

  • El procesamiento de documentos incluye mano de obra y materiales para la impresión, almacenamiento, llenado, recepción de aprobaciones y la incorporación de la información en el sistema de la empresa.
  • Un formulario simple, como una solicitud de vacaciones, le cuesta a una empresa más de $150 por formulario para procesarlo (estudio de Microsoft)
  • The Gartner Group ha descubierto que por cada dólar gastado en producir formularios en papel, entre $30 y $60 se gastan procesando esos formularios, y estima que $360 mil millones se gastan anualmente en procesar datos de formularios.
  • Con el aumento de los controles regulatorios, este proceso solo empeorará en las industrias gubernamentales, de seguros y financieras, ya que se deben extraer y procesar cantidades cada vez mayores de información de fuentes cada vez más variadas. Fuente: Digital Publishing Solutions
  • Se predice que la cantidad total de información que requiere procesamiento crecerá a una tasa del 200% por año. Fuente: The Yankee Group.