M-14-16: Guía para la Gestión de Correos Electrónicos

ASUNTO: Guía para la Gestión de Correos Electrónicos

Reformar las políticas y prácticas de gestión de registros y desarrollar un marco del siglo XXI para la gestión de registros gubernamentales es una prioridad para esta Administración. Reconociendo la importancia de gestionar los registros de correo electrónico, la Administración se ha centrado específicamente en la gestión adecuada de estos registros. La guía adjunta reafirma la importancia del mantenimiento de registros y es un recordatorio de que las agencias y los empleados son responsables de gestionar y conservar adecuadamente los registros de correo electrónico.

De acuerdo con el Memorándum del Presidente del 28 de noviembre de 2011, Gestión de Registros Gubernamentales, la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) y la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) emitieron una Directiva conjunta de Gestión de Registros Gubernamentales en 2012, que ordenó a las agencias eliminar el papel y utilizar el mantenimiento electrónico de registros. Para garantizar la apertura y la responsabilidad, y reducir costos, la Directiva requiere que:

• para el 31 de diciembre de 2016, las agencias federales gestionarán los registros de correo electrónico permanentes y temporales en un formato electrónicamente accesible; y
• para el 31 de diciembre de 2019, las agencias federales gestionarán todos los registros electrónicos permanentes en formato electrónico.

La guía de correo electrónico adjunta ayudará a las agencias a cumplir con estos objetivos y los requisitos federales de gestión de registros según la Ley Federal de Registros y las regulaciones asociadas. Esta guía debe utilizarse junto con la guía "Capstone" de NARA de agosto de 2013. NARA comenzará a hacer seguimiento de la implementación por parte de las agencias del requisito de gestión de registros de correo electrónico de 2016 y proporcionará regularmente informes a la OMB sobre el progreso de las agencias. Por favor, haga que todos los empleados revisen la guía adjunta para asegurarse de que conocen sus responsabilidades en la gestión de los registros de correo electrónico.

También se recuerda a las agencias otros objetivos de la Directiva que vencen a finales de este año. Para garantizar que las agencias y sus empleados sean conscientes de su responsabilidad, y esta responsabilidad esté institucionalizada dentro de la organización, la Directiva requiere que para el 31 de diciembre de 2014:

• Los Oficiales de Registros de cada agencia deben obtener un Certificado de NARA de Capacitación en Gestión de Registros Federales; y
• todas las agencias deben establecer y desarrollar una capacitación adecuada en gestión de registros.

También se anima a las agencias a establecer requisitos anuales de formación en gestión de registros y explorar opciones para una formación en línea fácil de usar.

Además, en las próximas seis semanas, NARA y OMB convocarán a un grupo de Funcionarios Senior de Agencias para la Gestión de Registros, CIOs, Asesores Generales y Oficiales de Registros para desarrollar documentos de mejores prácticas para identificar y retener registros federales que se utilizarían como parte de esta capacitación.

Si tiene alguna pregunta sobre esta guía, comuníquese con Paul Wester, Oficial Principal de Registros del Gobierno de los EE. UU.

1. ¿Cuál es el propósito de este Boletín?

Este Boletín recuerda a las agencias federales sus responsabilidades de gestión de registros con respecto al correo electrónico. Esto es especialmente importante a la luz del requisito en la Directiva de Gestión de Registros Gubernamentales (OMB M-12-18) para que todos los correos electrónicos se gestionen electrónicamente antes del 31 de diciembre de 2016. Además, revelaciones recientes por parte de las agencias han puesto este tema en un enfoque más prominente. NARA continuará emitiendo orientación que ayude a las agencias a cumplir con los objetivos de la Directiva y los requisitos federales de gestión de registros bajo la Ley Federal de Registros y las regulaciones asociadas.

2. ¿Son los correos electrónicos registros federales?

NARA ha emitido muchos boletines, preguntas frecuentes, regulaciones y sesiones de capacitación en gestión de registros de agencias que proporcionan orientación sobre la gestión de correo electrónico federal (consulte la lista en la Pregunta 9). Cada uno ha establecido que los correos electrónicos que son registros federales deben gestionarse durante todo su ciclo de vida como registros. La definición legal de registros federales se encuentra en 44 U.S.C. 3301 y se explica más detalladamente en el Código de Regulaciones Federales en 36 CFR 1222.10.

Es probable que todas las cuentas de correo electrónico administradas por agencias contengan registros federales. Esto incluye cuentas de correo electrónico con múltiples usuarios (como direcciones de correo electrónico de correspondencia pública) o correo electrónico cuentas para un individuo en múltiples sistemas (como cuentas de correo electrónico clasificadas y no clasificadas). Además, los funcionarios de la agencia pueden crear registros federales si conducen negocios de la agencia en sus cuentas de correo electrónico personales. El correo electrónico enviado en cuentas de correo electrónico personales relacionado con asuntos de la agencia y que cumpla con la definición de registros federales debe archivarse en un sistema de mantenimiento de registros de la agencia.

3. ¿Cuáles son las responsabilidades de las agencias para la gestión del correo electrónico?

Las agencias deben tener políticas implementadas para identificar correos electrónicos que sean registros federales. Estas políticas deben garantizar que los correos electrónicos identificados como registros federales se archiven en los sistemas de mantenimiento de registros de las agencias. No identificar y gestionar el correo electrónico como registros federales puede resultar en su pérdida. Además, las políticas y prácticas de las agencias para la gestión del correo electrónico deben cumplir con otros estatutos y obligaciones, como la Ley de Libertad de Información y el descubrimiento en litigios. Además, la Directiva de Gestión de Registros Gubernamentales requiere que las agencias federales gestionen todos sus correos electrónicos electrónicamente antes del 31 de diciembre de 2016.

4. ¿Cuál es el papel de los empleados federales en la gestión del correo electrónico?

Actualmente, en muchas agencias, los empleados gestionan sus propias cuentas de correo electrónico y aplican su propia comprensión de la gestión de registros federales. Esto significa que todos los empleados deben revisar cada mensaje, identificar su valor y eliminarlo o moverlo a un sistema de mantenimiento de registros. Algunos correos electrónicos, como spam o anuncios para todo el personal, pueden eliminarse inmediatamente. Por otro lado, las discusiones sustantivas de políticas realizadas por correo electrónico pueden ser apropiadas para su conservación durante varios años o para su transferencia final a NARA.

NARA reconoce que poner la responsabilidad en los empleados para tomar decisiones sobre una base de correo electrónico por correo electrónico puede crear una tremenda carga. Como resultado, NARA recomienda que las agencias comiencen inmediatamente a adoptar políticas de gestión de registros automatizadas o basadas en reglas para la gestión del correo electrónico, como el enfoque Capstone.

5. ¿Qué es Capstone?

Capstone es un enfoque para gestionar el correo electrónico. No es un tipo de tecnología. (Ver Boletín NARA 2013-02: Guía sobre un nuevo enfoque para gestionar registros de correo electrónico.) Al adoptar el enfoque Capstone, las agencias deben identificar las cuentas de correo electrónico con mayor probabilidad de contener registros que deben conservarse como permanentes. Las agencias determinarán Capstone cuentas basadas en sus necesidades comerciales. Deben identificar las cuentas de individuos quienes, en virtud de su trabajo, oficina o posición, es probable que creen o reciban registros federales de valor permanente. Los funcionarios de Capstone generalmente serán los funcionarios senior de alto nivel de una agencia, pero también pueden ser otros tomadores de decisiones clave en niveles más bajos de la agencia.

Siguiendo este enfoque, una agencia puede programar todos los correos electrónicos en las cuentas de Capstone como registros permanentes. La agencia podría entonces programar los correos electrónicos restantes (no Capstone) como temporales y retenerlos todos por un período de tiempo establecido según las necesidades de la agencia. El Boletín Capstone aborda opciones adicionales y mejores prácticas.

Establecer los períodos de retención apropiados para el correo electrónico ayudará a una agencia a determinar el mejor enfoque para implementar sistemas de mantenimiento de registros y copia de seguridad para garantizar que la agencia pueda acceder a sus correos electrónicos para necesidades comerciales, incluso en respuesta a solicitudes del Congreso, FOIA o solicitudes de descubrimiento.

6. ¿Cuánto tiempo deben conservarse los correos electrónicos?

Como registros federales, los correos electrónicos deben conservarse durante períodos específicos de tiempo según lo exigen los cronogramas de disposición de registros. Algunos cronogramas permiten que los correos electrónicos transitorios se eliminen inmediatamente o cuando ya no sean necesarios. Algunos cronogramas requieren que los correos electrónicos se mantengan en las agencias durante décadas y luego se transfieran a NARA para su conservación permanente. Algunos cronogramas permiten a las agencias eliminar correos electrónicos después de haberlos trasladado a un sistema de mantenimiento de registros.

Además, NARA recomienda que las agencias determinen el marco de tiempo mínimo que todos sus correos electrónicos deben mantenerse electrónicamente -de manera buscable y recuperable- para satisfacer necesidades inmediatas de negocio y acceso. Por ejemplo, una agencia puede decidir usar herramientas de registro para mantener todos los correos electrónicos durante un año para cumplir con los requisitos de auditoría y acceso.

7. ¿Cómo pueden las agencias mitigar contra la pérdida de registros de correo electrónico?

El uso continuado del método "imprimir y archivar" para gestionar el correo electrónico pone a las agencias en riesgo de perder registros, no tenerlos disponibles para necesidades comerciales y acusaciones de destrucción no autorizada. La conversión a la gestión automatizada del correo electrónico reducirá los riesgos involucrados en la gestión humana del correo electrónico. La decisión de gestionar el correo electrónico electrónicamente debe involucrar a Funcionarios Senior de Agencias para la Gestión de Registros, Oficiales de Registros, Asesores Generales, Directores de Información y otros. Hasta dicha conversión, las agencias deben asegurarse de que las políticas de gestión de correo electrónico estén en su lugar y que el personal las esté siguiendo. La supervisión puede realizarse a través de capacitación, auditorías y controles de supervisión.

Las agencias también deben asegurarse de que las políticas y prácticas de respaldo de registros electrónicos sean adecuadas, incluidas las copias de seguridad necesarias y cuánto tiempo mantener la copia de seguridad. Las copias de seguridad no son sistemas de mantenimiento de registros, pero pueden ayudar a restaurar registros en caso de fallas tecnológicas u otro tipo de falla. Si las computadoras o dispositivos móviles no tienen copia de seguridad, entonces correos electrónicos y otros registros federales no deben almacenarse en ellos.

8. ¿Cómo reportan las agencias la pérdida de correo electrónico?

De acuerdo con la Ley Federal de Registros (44 U.S.C. §§ 2905(a) y 3106) y sus reglamentos de implementación (36 CFR Parte 1230), cuando una agencia toma conocimiento de un incidente de destrucción no autorizada, debe reportar el incidente a la Oficina del Oficial Principal de Registros para el Gobierno de los EE. UU. El informe debe describir los registros, las circunstancias en las que tuvo lugar la destrucción no autorizada y las medidas correctivas que se están tomando para gestionar adecuadamente los registros en el futuro. Si NARA se entera del incidente antes de que la agencia lo haya reportado, NARA notificará a la agencia y solicitará información similar. El objetivo de este proceso es asegurar que las circunstancias que puedan haber llevado a la pérdida de registros federales sean corregidas y que no ocurran pérdidas similares en el futuro.

9. ¿Qué otra guía relacionada proporciona NARA?

NARA ha emitido muchos boletines, preguntas frecuentes, regulaciones y capacitación sobre gestión de correo electrónico federal y tecnologías relacionadas. Las regulaciones sobre registros electrónicos y correo electrónico se encuentran en 36 CFR 1236. La capacitación y orientación de NARA sobre correo electrónico está disponible en línea aquí.

La guía de NARA sobre correo electrónico y tecnologías relacionadas incluye:

• Boletín NARA 2014-04: Guía de formato revisada para la transferencia de registros electrónicos permanentes especifica qué formatos de archivo son aceptables al transferir registros electrónicos permanentes a NARA
• Boletín NARA 2013-03: Guía para empleados de agencias sobre la gestión de registros federales, incluidas cuentas de correo electrónico, y la protección de registros federales contra la eliminación no autorizada reafirma que las agencias y los empleados de las agencias deben gestionar adecuadamente los registros federales y protegerlos de la eliminación no autorizada de la custodia de la agencia. Además, este Boletín aclara las responsabilidades de gestión de registros con respecto al uso de cuentas de correo electrónico personales para asuntos oficiales y el uso de más de una cuenta de correo electrónico federal.
• Boletín NARA 2013-02: Guía sobre un nuevo enfoque para gestionar registros de correo electrónico proporciona a las agencias un nuevo enfoque de gestión de registros, conocido como "Capstone", para gestionar los correos electrónicos de registros federales electrónicamente. Este Boletín discute las consideraciones que las agencias deben revisar si eligen implementar el enfoque Capstone para gestionar sus registros de correo electrónico.
• Boletín NARA 2011-03: Guía sobre el uso de aplicaciones de archivo de correo electrónico para almacenar correo electrónico proporciona orientación a las agencias federales sobre el uso de aplicaciones de archivo de correo electrónico y tecnologías similares.
• Boletín NARA 2010-05: Guía sobre la gestión de registros en entornos de computación en la nube aborda consideraciones de gestión de registros en entornos de computación en la nube y es una articulación formal de la visión de NARA sobre las responsabilidades de gestión de registros de las agencias.
• Preguntas frecuentes de NARA sobre mensajería instantánea responde preguntas sobre la gestión de mensajería instantánea en agencias federales.

10. ¿A quién debo contactar para obtener más información?

Si se necesita información adicional o si tiene alguna pregunta, comuníquese con su agencia Oficial de Registros o con el Archivista de Evaluación de NARA o el contacto de gestión de registros con quien trabaja regularmente. Consulte la Lista de Contactos de NARA para su Agencia.

Publicado por:
OFICINA EJECUTIVA DEL PRESIDENTE
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO
WASHINGTON, D.C. 20503
15 de septiembre de 2014 - M-14-16